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行政机关是行政管理的重要组织形式和实体，是各种行政要素借以发挥行政作用的主要枢纽，其内部管理的好坏，直接影响行政效率的高低和行政目标能否实现。因此，必须运用科学的理论，方法和规则，采用先进的工具，设施和手段，把机关各部门人员、设备、财物、经费等协调地组织起来，正确管理有关事务，包括机关工作程序、文书档案、会议、后勤等，使其机构运转灵活、迅速、准确，从而实现领导体制合理化，组织机构精简化，行政工作标准化，工作人员专业化，工作程序规范化，行政工具现代化，信息传输网络化，行政技术科学化，机关工作效率化。以追求最高的行政效率和效益，适应现代行政管理的需要。
办公室改革也是政府机构改革的需要。新一轮机构改革正在省以下党政机关启动。这次机构改革规模、力度都比较大，有的机构要撤，有的机构要并，有部分工作人员要分流。面临这种现实，目前在机关里出现了一些值得注意的倾向:一是上蹿下跳找“门”。个别干部看到自己所在单位要撤并或转编，整天心神不定，浮操不安，忙于跑关系，找门子，摸行情，一门心思只为自己有一个好的去向。 二是上班纪律散漫。一些单位人心浮动，纪律松弛，干部职工精神不振，不是迟到就是早退，离岗、脱岗、串岗现象严重，上班时间电话无人接，业务无人管，事情无人办，基层来的同志无人接待，整个单位松松垮垮，放任自流。 三是工作被动应付。一些同志，尤其是其所在单位明显属撤并范围的同志，认为机构改革自己首当其冲，干得再好也是白搭，只好抱着混的思想，整日无所事事，得过且过。工作能拖就拖，能推就推，拨一下动一下，不拨就不动。该想的不想，该办的不办，该做的不做，对上级交给的任务大打折扣，马虎应付。四是思想作风腐化。有些同志尤其是一些领导同志借机构改革之机打击报复，排斥异己，不是选优汰劣，而是看关系，凭感情，论亲疏，拉帮结派，近亲繁殖，搞“裙带”关系。有的认为，反正单位要合并、撤销，不如乘机好事快办，人情快送，滥分公共对产，用公款大吃大喝，突击提拔干部等等。
所以，根据新形势的要求和政府机构改革的需要，机关办公室管理也要与时俱进充实发展，改变现存的一些不足，这就是说机关办公室也要进行改革。机关管理体制改革的动力，不仅来自于经济体制与行政体制的发展，亦来自机关办公室自身的发展。进一步深化机关体制改革，要按照“精简、效能、统一”的原则，建立办事高效、运转协调、行为规范的行政管理体系，逐步实现机关管理的科学化、法制化。具体来说就是：
1．推行政务公开的同时，加强对办公室人员的量化。
办公室工作头绪多,例外事务多,“两眼一睁,忙到熄灯,干多干少,很难说清”。为解决这一矛盾,首先制定量化考核标准。把办公室工作,梳理分类,分解为若干岗位、若干项目,对每个岗位制定质与量的要求,确定考核标准。使每个岗位均有明确的职责、操作方法和程序;明确量化标准和工作目标,不能量化的等级化。对办什么事,谁负责,怎么办,什么时间完成,达到什么标准,做到了办事过程看得见,办事结果摸得着。其次,量化考核内容,将考核内容概括为达标、创优、失误三个方面。1.达标。共给80分,其中纪律(签到、请假、空岗)部分20分;岗位工作给60分(科室考核按主要岗位分解记分,个人考核以圆满完成本职岗位工作为达标)。2、创优。用数学模型拟定几个专业性强的项目的给分标准,创优指标给分幅度控制在5-10分之内。3、失误。对公务员行为提出文明要求,例如不赌博,不酗酒,不发生吵架等不文明社会行为;不准发生不孝敬父母等不文明家庭行为;不准发生不廉政行为等。凡因行为不够检点,违犯上述要求,在社会和办公室内部造成不良影响的,按影响程度分为小、中、大失误,分别扣减3、5、10分。对重大失误实行一票否决制,出现重大失误的科室和相关人员全年不得评优。再次,强化考核办法,考核处于动态之中,每月考核一次,全年综合计分,考核资料人事科入档。考核成绩可作为奖惩、晋升的依据。
2．质量第一、创新为先。
我们强调完成数量,更强调完成质量,把创新放在第一位。去年底，国务委员、国务院秘书长王忠禹同志在国务院新一轮机构改革完成后的首次全国各省、市、自治区政府秘书长、办公厅（室）主任会议上指出：“新时期各级政府办公厅（室）机关要进一步转变工作方式，在保证全面工作的基础上抓住重点工作，在完成日常业务工作的过程中主动发挥参谋助手作用，在继承有效的工作手段和工作经验的基础上积极创新。”这是在新形势下对新时期机关办公室工作提出的新要求。据此，新时期机关办公室的工作重点、工作方式、工作机制有必要改革创新，以更好地适应形势，立足根本，服务大局。如何做到创新呢？
第一，把握突出点，参谋要有新思维。参谋是机关办公室工作的主要内容，也是新时期办公室的首要职能。新时期机关办公室要发挥好参谋职能作用，办公室工作人员的思维方式就必须有所创新。首先，要摆正位置，强化角色意识，力求参之有度。这是讲参谋的分寸要适度。机关办公室工作人员不是领导但贴近领导，不在其位但要谋其政，没有权力但依附着权力，在办文、办事、办会的过程中经常处在事务与政务、被动与主动、听命与劝谏、谋划与执行、规范与随机、间接与直接等一系列对立统一体中。这就要求机关办公室工作人员在参谋的过程中，处理好领导授意与授权的关系、交待与交办的关系、参与与干预的关系，做到工作进位不脱位、思维补位不缺位、参谋到位不越位，还要做到理解不曲解、直言不讳言、参谋不掺和。其次，要紧扣实际，强化实效观念，力求谋之有方。这是讲参谋的点子要对路。机关办公室的参谋建议要做到对领导的决策“跟得紧”、“抓得准”、“用得上”，就必须在吃透上情、了解实情、紧贴要情上下功夫。要把大胆探索和科学求实精神结合起来，把参谋和思维的重点放在关系长远的重大问题上；要把上级精神与本地实际情况结合起来，把参谋和思维的基点放在切实解决经济发展中的突出问题上；要把群众关心的热点、难点问题与领导意图结合起来，把参谋和思维的中心放在切实解决群众关心的热点、难点问题上。再次，要讲求方法，强化参谋艺术，力求谏之有策。这是讲参谋要得法。“参”与“谋”应统一和服务于“策”，参谋只有最终变成“谋策”，即为领导决策所采纳，才能真正发挥作用。为此，一方面，参谋的本身要是“良谋”，即参谋建议要做到谋势有先见之明，谋事能抓住要害，谋文能顺理成章，从而谋划出像魏征那样“谋策一言系安危，忠谏十言论短长”的良策；另一方面，要力求参谋进谏有“良策”，即要提高参谋进谏的艺术水平，要有诸葛亮隆中对”那样的宏论，要学会“触龙说赵太后”那样的进谏本事，从而达到“谏之成策”的效果。
第二，把握中心点，服务要有新转变。 参与政务、管理事务、搞好服务是机关办公室的三大职能，而服务是贯穿办公室各项工作的主线，是新时期机关办公室工作的中心。当前，机关办公室工作人员只有积极适应机关单位职能的转变，不断转变服务观念，把工作重心与重点转移到为中心、为全局、为基层、为群众服务上，注重在主动服务、积极服务、创造性服务上下功夫，力求从单纯执行领 导指示、上传下达、被动接受任务向积极动脑筋、主动提建议、超前拿方案转变，做到报信息有质量、搞调研有功夫、提建议有价值、拟文稿有创意，才能使机关办公室真正成为领导决策的“高能计算机”和贯彻领导意图的 “输出变压器”。 这就要求办公室人员：首先，要变被动服务为主动服务，增强工作的预见性。机关办公室工作人员要做好服务工作，不能搞“月亮走，我也走”，而要通过增强工作的预见性来争取工作的主动性不仅要及早发现已经出现的问题，而且要善 于发现苗头性甚至潜伏着的问题；不仅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要准确地预测它的发展趋势，为领导决策提供前瞻性的服务。其次，要变浅层服务为深层服务，增强工作的透视性。要紧紧围绕改革、稳定、发展这个中心，善于关注热点，及时反映群众的意见、建议和呼声；要敢于剖析难点，及时反映经济建设及社会生活中的深层次矛盾和问题；要勤于捕捉“亮点”，注意总结来自基层和群众的新鲜经验。只有这样才能在观察事物 时提出新的问题和观点，在解决问题时提出突破性的路数和招数。再次，要变滞后服务为超前服务，增强工作的敏锐性。要善于捕“风”于青萍之未、知 “雨”于础润之始、报“信”于事发之初，做到领导未谋有所思，领导未闻有所知，领导未示有所行；要眼观六路、耳听八方，充分发挥信息 工作“情报部”、“显示屏”、“晴雨表”、“预警 器”的作用。只有这样，才能掌握工作主动权， 处理问题才能见势早、反应快。
第三，把握着力点，落实要有新力度。江总书记曾指出：“方针、政策的制定和实施方案的部署，事情只进行了一半，还有更重要一半，就是确保决策和部署的贯彻落实。”实践证明，一切工作的成就来自落实，一切事业的希望在于落实，落实就是发展，落实就是创造，落实就是生产力。因此，抓落实应是新时期机关办公室的重要职能，也应成为办公室“三服务”工作的主要着力点。首先，要从讲政治的高度抓落实。要以 “三个代表”的重要思想为指导，真抓实干，务求实效；坚决反对坐而论道、脱离实际和做表面文章的官僚主义和形式主义作风，崇尚“苟 利国家生死以，岂因祸福避趋之”的求真务实精神。要有一个求真务实抓落实的态度，不以事小而不抓，不以事杂而乱抓，不以事急而瞎抓，不以事难而怕抓。 其次，要坚持高标准抓落实。要把“求实、 务实、抓落实”作为开展一切工作的根本要求和出发点，把心思放在实干上，把精力花在落实上，把时间用在解决实际问题上。具体要做到：凡领导交办的事情，要一件一件按时完成，不延误；凡基层和群众反映的问题，要做到件件有回音，不搪塞；凡处理一件事，要一抓到底，不解决不撒手。再次，要采取有效的方法抓落实。督促检查是促进落实的“第一推动力”。要充分发挥督促检查这一主要手段的作用，紧紧围绕各阶段的中心工作，在牵动全局的重点问题上着力，在落实不够的难点问题上着力，在典型推动的亮点问题上着力，在反应强烈的热点问题上着力。在推进落实的过程中，要把“督促落实”和“查不落实”结合起来，在“督促落实”中“查不落实”，在“查不落实”中求得落实。
3．整体优化政府办公室功能。
第一、优化办公室整体结构。办公室是一个联系上下、协调左右、沟通内外的有机整体,是协助行政首长对本机关内各部门的活动加以综合和协调,并负责处理机关内部日常办公事务的机构,只有整体结构合理,各要素彼此协调统一,并具有系统运行机制,才能产生最佳的整体效益,发挥应有的作用。首先是要建立合理有效的组织机构。管理学认为,有效的管理来自有效的组织,行政组织效率的高低取决于机构设置是否科学、合理。我国政府办公系统行政组织是根据纵向和横向结构进行设置的,这种设置尽管有许多优点,但缺陷不少。如:条块分割问题,使行政组织在整体上日趋僵化而缺乏活力;“机构上下对口”问题,使行政组织的“弹性”或应变能力过小,有的机构形同虚设造成“空转”。因此,只有遵循办公室行政组织建设的基本原则,依据职能需要设置,使机构与职能目标对应、配套,才能形成有效的组织功能。正象人的生理系统,每个器官都是有机整体的组成部分,少了不行,多了也不行,只有合理、协调,才能组成功能齐全的有机统一整体,值得反思的是,一些部门和单位忽视行政工作的客观规律,随意增设机构,甚至因“神”设“庙”,造成机构臃肿,人浮于事,工作效率低下。如何改变上述现状?党的十一届三中全会以来的改革实践,已为我们提供了许多成功的经验,其中最根本的一点就是把机构改革作为一项系统工程,从系统观点出发,围绕整体优化这一目的。在坚持国家根本政治制度的前提下,合理确定机构职能规格和人员,坚持精简、合理、高效的原则,具体说,纵向机构设置要简化管理层次,减少中间环节,缩短领导层与实施层之间的行政距离,以便上下沟通,加速信息运行,提高工作效率,横向机构设置要从转变职能入手,裁并专业管理机构,紧缩管理幅度,增强综合协调功能。其次是要理顺关系,优化人员组合,提高组织结构的有序性。办公室整体组织功能的增强,不仅依托合理的机构,而且要求优化机构的人员组成,提高有序性,因为系统的整体功能取决于各要素组合的有序程度,有序程度高,整体功能就大于各要素功能简单之和;反之,则会严重削弱整体功能。比如,石墨和金刚石的化学成份都是碳分子,但分子的结构不同,硬度就有极大的差异。办公室的行政状况也辩证地说明了这一原理,如我县政府办公室下设(外事侨务办、民族宗教局、法制办)由于管理幅度过宽,管理内容庞杂,无序因素的增加,给管理工作带来了不少困难,甚至容易在工作上造成难免的失误。解决上述问题要采取相应的对策,首先要明确办公室的职责范围,尽量把那些不相隶属的专业部门分离出来,理顺关系,消除无序因素,增强办公室组织结构的系统性;其次要裁并业务科室,使管理幅度和层次处于最佳状态,提高办公室的综合协调能力;再次要在动态中调整好局部与整体,内部与外部的关系,使之达到高效、协调的优化组合状态。再次是贯彻职、权、责一致的原则。办公室既是一个行政实体,又是一个权责体系,在行政活动中,必须贯彻职、权、责一致的原则,把三者辩证统一起来,做到任务明确、职责清楚、彼此协调、运转灵活。这就是依法明确各级的职责范围,授予相应的行政权,规定应承担的责任,做到有职、有权、有责,权责相称,清除有职无权或有权不尽责的现象,与此同时建立和落实岗位责任制,把权责分解到人,做到事事有人做,人人有事做,各司其职,各行其权,要建立监督、考核、奖罚、升降等制度,把尽责情况和贡献同个人奖惩、职务升降联系起来。此外,要把管事与管人统一起来,由人治走向法治,逐步实现人事管理规范化和科学化,从而使办公室具有整体运行功能,保证部分功能和目标更好地为系统的整体目标服务。
第二、建立电子办公室,改进和完善信息系统。办公室担负着参与决策、管理事务以及搞好服务三大任务,这些工作无不同信息的处理密切联系在一起。办公室是为领导服务的,领导工作离不开信息,信息贯穿于领导工作的全过程,为领导服务的一项重要内容,就是提供信息服务,不断改进和完善信息系统,提高信息工作效益,这是办公室整体优化的关键。目前,绝大多数办公室的信息工作,仍沿用几十年一贯制的传统形式, 即对基层形成和上报的材料进行整理，然后用口头或书面形式向领导进行汇报，这种方式存在着信息渠道单一,横向联系和反馈功能低下,中间环节多,运行不灵活等弊端,已远不能适应当今信息工作的需要。这样往往需要较长的时间。随着现代通讯技术的迅猛发展，使政府在管理中快速获得基层、国内甚至国际信息成为可能。一方面，县政府领导打开电脑随时可以收到本地区、国内、国际的最新信息，他可以在网上向秘书人员提出跟踪、传递和反馈的要求;另一方面，秘书人员根据指令可以随时了解各乡镇、职能部门和社会方方面面的情况向领导汇报。这种快速的反馈与传递，会使行政效率呈几何级数提高，使领导真正实现对事物的预先控制。因此,必须充分研究现有信息系统的优点和缺点,兴利除弊,使办公室的信息系统不断完善、优化。具体说就是，首先要建立全方位的信息网,广泛吸收决策所必须的信息量。有效信息系统应保证领导决策所需要的全部信息,信息生产适合客观实际的需要。实践证明,信息不足,会使领导决策缺乏依据,但信息盲目生产,形成过多过滥的信息量,同样会妨碍领导决策的效率。因此,必须建立上连主管部门,下接基层单位,沟通左右横向单位的高效、灵敏的信息网络,拓宽信息渠道,扩大横向联系,以保证足量信息的获取。同时,要提高信息的质量,也就是说要完善信息处理机制,有效地对原始信息进行鉴别、加工、筛选和整理,去伪存真,去粗存精,及时向决策者提供适量而有效的信息。其次要合理控制信息流程,提高信息传递效率。中国的行政有“文山会海”之称行。过去会议、文件多的状况是由许多原因造成的。在传统的“无限政府”的模式下，行政体制以政府为中心，对整个社会经济发展实行严格、统一的管理，它以“大政府、小社会”为目标模式，以“大统制、小服务”为行为模式，管了许多不该管、管不了、管不好的事，使领导人陷人研究、协调性的会议和事务堆中，并投入大量精力学习、贯彻•转发上级文件•这一次机构改革提出，要按照社会主义市场经济的要求，切实转变政府职能，变以政府为中心为以市场为中心，变统管统包为适度管理，变管制为服务，即从“无限政府”向“有限政府”转变。这就是以“大社会、小政府”为目标模式.以“大服务、小统制”为行为模式的新型行政模式。在这样的行政体制下，精简会议、减少公文将是水到渠成的事。文山会海的形成固然有体制上的原因，同时也受过去约定俗成但却不规范不合理的工作流程的影响，这就要求我们要在工作中改进和完善工作流程，使之趋于合理)在这方面，朱镕基同志是我们基层行政工作者的楷模。他在批阅文件的过程中发现有一个中残联扶贫贷款贴息的请示，是l月7日报到国务院的，国务院办公厅把这个请示发个计委、经贸委等各有关部门征求意见，到4月8日才有结果，整整三个月才拿出解决意见送到国务院审批。这件事引起朱镕基总理的很多感想。他指出，这不是孤立的一件事，类似的情况很多，本届政府绝对不能这样干下去了!怎么解决呢?他说，中残联要贷款，应首先向财政部及有关部门征求意见，再报国务院审批。如果财政部不同意，应把不同意的意见写上去。请示如果没有享先征求各部门的意见就报上来，办公厅就应打回去。过去，很多事情由秘书局局长找有关人员协调，协调意见不一致，再由副秘书长找有关部委协调，结果用人多，文件周转时间还很长，一个文件往往几个月都发不出去。今后要求主管单位在文件上报之前就同有关部门沟通，听取意见，然后把情况上报国务院，国务院再审核批复。如果各级都按照朱总理的这一要求办文，工作量就会大大减少，机构和人员就可以精简了。但是，我们说信息具有时效性,其价值与提供的时间成反比,只有对瞬息万变的信息反应特别灵敏,才能不失时机进行决策,而依据过时的信息,则会导致决策失误。为保证信息畅通无阻,进行快速和高质的传递、输送,一要明确规定信息处理时间和效率,控制信息流程,把信息的不确定性减少到最低限度,增强信息的有效性;二要减少信息传递的环节和层次,防止多次传递出现的误差,增强信息的准确性;三要明确规定信息处理时间和效率,及时收集,快速传递,增强信息的时效性。再次要重视信息反馈,建立灵敏的反馈信息系统。任何决策都是为了通过行动去达到一定的目的,决策是否科学,与客观是否相符,必须通过实践加以检验,而信息的反馈正是实践的一种有效途径。现在是信息社会,在这样一个新形势下,怎样利用信息,加快信息传递和信息反馈,为领导决策服务,是我们面临的一个重要任务。因此,要提高我们政务工作效率,就必须建立有利于政府办事机构从单纯的事务服务型向参谋服务、咨询服务转化,有利于帮助政府领导同志摆脱“文山会海”,克服官僚主义,更加耳聪目明,施行有效的现代化领导的政务反馈网络。所以,这种信息反馈网络必须能及时发现决策执行中的偏差,并有效地进行控制和调节。
第三、引进竞争机制,造就一支优秀的秘书人员队伍。培养和造就一支优秀的秘书人员队伍,最大限度地调动他们的内动力,是办公室整体优化的重要条件。办公室秘书人员应当具备较高的马列主义水平和政策水平,精明强干的办事能力,较好的语言、文字表达能力;一定的基础业务知识和丰富的科学文化知识;热心于服务的思想和良好的职业道德,以及高度的工作责任感和雷厉风行、马上就办的作风,培养和造就合格的秘书人才,必须把握好选才、用才、育才三个环节。其一,任人唯贤,选拔合格人才。所谓任人唯贤,就是在筛选人才时,坚持德才兼备的标准,反对任人唯亲,这不仅是我党选拔人才的一贯方针,而且是各级政府办公室的客观要求。经验表明,只有出于公心,从党和国家的根本利益出发,消除个人恩怨和亲派主义思想,坚决纠正以权谋私和走后门、拉关系等不正之风,才能广开才路,不拘一格,坚持以德为主,德才兼备的原则去选拔人才,把大批优秀分子吸收到秘书工作中来。同时,也只有坚持德才兼备的选拔人才标准,才能保证秘书人员素质的优化,有了选才标准,还必须确立正确的选才方法。当前,由于政治体制改革的条例尚未完全成熟,人事制度方面的许多积弊远未消除,用人问题上的不正之风在一些部门仍严重存在着,许多优秀人才的积极性和创造性受到压抑,难以脱颖而出。改变这种现状的有效方法是引进竞争机制,面向全县各单位公开招聘,会同组织人事部门,在认真拟定招聘标准的基础上,经过严格的考试、考核,好中选优,采取平等竞争的方式发掘人才,这样做既可以有效地抵制不正之风,又有利于发现人才、激励人才,推动人才的合理流动,为造就一大批有真才实学的实干家,搭起奋发向上的阶梯。其二,因人善用,合理使用人才。办公室缺乏优秀的人才不行,用之不当也不能达到预期的目的。因此,必须珍惜人才,合理使用人才,要量才施用,用人之长,任何人都有长处和短处,而且在一定的条件下,两者可以相互转化。所以对秘书人员要作全面考察,用其长,避其短,量才使用,尽可能使其优点和长处得到充分发挥,缺点和短处得到克服。要量才录用,根据每个人的才能、知识、兴趣、品德、资格、身体等条件,安排相应的工作,使之大才大用,小才小用,达到人与事的最佳配合,真正做到人事相合,职能相称,人尽其才,才尽其用。近年来,我们把秘书人员的能力与承担的任务一致起来,对文字基础功比较扎实的,就让他们承担一些材料的拟写工作;擅长新闻报道的,就让他们侧重搞政务信息;对社会交际能力较强的,就让他们多负责一些外事公关工作。这样,既使他们的特长得到充分发挥,又较好地激发了他们的工作热情。其三,创造优良环境,精心培育人才。对办公室来说,大力开发和培养秘书工作人才,是保证革命事业兴旺发达,充满生机的需要。因此,办公室应十分重视对秘书人员的管理、教育和培养。具体说,一要加强对秘书人员的职业道德教育,激发他们强烈的革命事业心和政治责任感,在思想上、政治上同党中央保持高度一致,树立谦虚谨慎的优良作风,做到行为端正、廉洁奉公。二要帮助秘书人员不断提高业务水平和工作能力。在工作上应经常给帮助、指导和检查,培养他们踏实、严谨守纪的工作作风;要鼓励他们到实践中去经受锻炼,积累经验,增长才干;同时,要为那些常年工作在第一线的优秀秘书人员的学习深造创造条件。特别是随着现代高科技通讯技术的普及和信息高速公路的开通，秘书人员必须掌握办公自动化技术。因此，有必要培训办公室人员熟练掌握办公自动化技术，这对整个政府机关的行政效率的提高将大有帮助。三要加强思想政治工作。在严格各项管理制度的同时,经常组织一些健康有益的集体活动,融知识、文明、娱乐于一体,以利于丰富业余生活,融洽感情,激励好学上进精神,不断增强办公室的凝聚力,使之成为一个朝气蓬勃,团结战斗的集体。四是要加速人员周转。建立正常的人才流动机制,政府办公室这部机器要求得高效协调运转。一方面要注意选调人才,另一主面还要加速人才周转,保持人员的正常流动。按照“稳中有活,进出结合,保持连续性”要求,加快人员的周转。除此以外,还要在政治上、生活上关心爱护秘书人员,切实帮助他们解决实际困难,使他们感受到在领导身边工作的责任和温暖,充分发挥自己的聪明才智,尽心尽责地做好工作。 |
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发表于 2005-9-5 15:16:22
