走进专利电子申请新时代

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　今年2月10日，随着中国专利电子审批系统（下称E系统）的上线运行，全新改版后的电子申请系统也同时与广大用户见面了。今年上半年，电子申请系统已受理专利申请4.9万件，比去年同期增长180％。目前，国家知识产权局已经为应对专利电子申请的快速增长做好了充分准备。

　　电子申请系统自2004年正式投入使用以来，经过了近7年的发展，进行了多次的优化和改进，现已日趋完善。专利电子申请拥有申请方式便捷、审查周期缩短、环保与低耗等诸多优势和特点。对此，记者独家采访了国家知识产权局专利局初审及流程管理部部长胡文辉和自动化部副部长李程。他们向记者深入解析了电子申请的优势和特点。

　　轻松收发文件，缩短审批周期

　　尽早获得专利权，是很多申请人的愿望。而今，使用专利电子申请系统，申请人就能体验到比纸件申请更快捷、高效的审批程序。


　　E系统上线后，国家知识产权局采用全流程无纸化的审查模式。在新环境下，较之于纸件申请，电子申请到底是如何缩短了审批周期呢？胡文辉为记者进行了逐一分析。

　　首先，对于纸件申请而言，申请人只能采用邮寄或者面交的方式提交各种文件。通过邮寄方式提交的文件，需经过邮路、人工受理、数据采集、图形扫描、代码化、数据入库等6个环节，大约需要20个工作日的时间，才能进入审查程序，开始审查。即使到国家知识产权局专利局受理大厅面交各种文件，也只是省去了邮路这一环节（见图1）。

　　而通过使用电子申请系统，以电子方式提交各种文件则不仅实现了邮路上的即时通讯，还节省了上述一些数据加工环节，能够以较快的速度进入后续审查程序，从而缩短了整个专利申请的审批周期。

　　目前，专利电子申请系统可接收XML、WORD、PDF 3种格式的文件。对于WORD和PDF文件，系统能够接收说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书和说明书附图。上述文件，需经过光学字符识别（Optical Character Recognition，简称OCR）加工及数据入库等程序后，才进入后续审查程序（见图2）。而XML是目前许多国家专利电子申请所普遍采用的文件格式。用户使用XML格式提交的电子申请文件，E系统会自动进行扫描，并将其转化为系统可识别的TIF格式的图形文件。正常情况下，如果申请人仅提交了专利申请文件，未提出费用减缓等请求，则该申请将于1小时内即可进入后续审查程序（见图3）。

　　另一方面，对于纸件申请而言，专利局发出的各种通知和决定，即使在邮路畅通的情况下，也需要自发文日起经过一段邮路的时间才能送达当事人。而一旦邮路出现意外，还会产生信件被退回、丢失等情况，无形中大大拖延了整个专利申请的审批进度。

　　而电子申请则实现了网路发文，结合同时开通的短信提示服务，在某种意义上可以说实现了即时通讯。当事人无论身在何时何地，只需一台连接至互联网的电脑，就能够在第一时间内轻松接收专利局发出的各种通知和决定。

　　扩展人性服务，力争简便易用

　　“评价一个系统的优劣，其中一个重要指标是该系统是否简便易用，即是否能够便于用户操作。”胡文辉在接受本报记者采访时表示，新改版的电子申请系统在“简便易用”方面可谓做足了功课。

　　首先，该系统增加了允许接收的文件格式种类，即从原来的XML格式拓展到WORD和PDF格式。申请人既可以选择通过客户端编辑器编辑并提交符合规定的XML格式的文件，也可以提交PDF、WORD格式的文件。值得一提的是，使用XML格式提交电子申请时，可使用编辑器自动添加规范的小标题和段号，划分权利要求项，且不需代码化加工处理就可以直接进入专利审批系统，因此保证了申请人提交的文件与审查员的审查文本的一致性。

　　其次，增加了注册方式。从原先的要求当事人到专利局注册的单一注册方式，扩充为到专利局注册、到代办处注册、邮寄注册、网上注册等4种注册方式，更大程度地方便了当事人根据情况选择适合的用户注册方式。

　　第三，提供了具有预览功能的文件阅读器，用户可以通过阅读器对文件进行检查，确保文件无误后再提交，因此确保了用户传输的文件与专利局收到的文件的一致性。

　　第四，开通了短信提示服务，申请人可根据个人需要，免费订制个性化短信服务，及时获取包括申请号、通知书名称、发文日在内的专利申请相关信息。

　　全天候服务，节假日不休

　　曾经有一位专利申请人，因为某些原因未能在邮局工作时间提交专利申请，为了获得当天的申请日，专门赶到北京西客站附近的北京唯一一家24小时营业的邮局邮寄申请文件。而现在，通过电子申请，这一难题被轻松地解决了。

　　胡文辉介绍，目前的电子申请系统仍延续以往的规则，全天候24小时开通，这为当事人提供了极大的方便，充分满足了当事人对时间的要求。当事人可以选择任何适合的时间提交专利文件，专利局以电子申请系统接收到符合规定的文件的日期作为提交日。据了解，今年春节期间，国家知识产权局还通过专利电子申请系统收到了20多件专利申请。

　　大连理工大学专利中心的一位专利代理人在接受采访时也表示，他常常因为某些原因，白天不能提交申请，电子申请系统的24小时开通为他带来了极大的便利。他的很多申请都是在下班或者节假日期间通过电子申请系统在网上提交的。

　　降低申请成本，节省经费开支

　　随着哥本哈根气候峰会的召开，“低碳生活”的概念深入到各行各业。新改版的专利电子申请系统在功能、服务等方面都进行了优化和改进，使用电子方式提交专利申请，不仅能降低成本，还能有效节约能源，符合“低碳生活”的时代背景。

　　胡文辉告诉记者，对于代理机构而言，电子申请的全电子化处理，可以节省人力成本的支出、办公设备（复印、打印设备等）和纸张的损耗、邮寄邮资的开销；对于国家知识产权局而言，减少了纸件扫描、代码化加工等处理环节，节省了一定的人力成本和时间成本。


　　杭诚专利事务所有限公司是从2008年7月开始使用电子申请系统的。该所代理的95%以上的专利申请是通过电子方式提交的。该所负责人告诉记者，使用电子申请为该所节约了大量成本。广西壮族自治区柳州市集智专利商标事务所的负责人也有同感，他告诉记者，他们所使用了电子申请后，不仅使档案、文件的管理很便捷，耗材支出和硬件维护的费用也减少了近90%。

　　双重保护备份，确保安全可靠

　　以电子方式提交专利申请，数据的传输和保存是否安全可靠？有些申请人可能会有此顾虑。对此，胡文辉和李程均表示，国家知识产权局已采取了多种措施保证数据的安全性。

　　首先，电子申请系统应用数字签名技术来进行用户数据传输保护。为加强申请人与国家知识产权局之间的专利申请文件传输安全防护，对于电子申请文件等在互联网上传输的数据，系统同时采用身份认证和加密的方式对用户的权限和数据传输进行双重安全保护，使用户的信息安全得到最大保障。

　　其次，对于所有专利电子申请的数据，国家知识产权局都进行双备份，确保即使在突发情况下数据也不会丢失。

　　把握新机遇，提升竞争力

　　专利电子申请的使用程度和效率也是衡量专利代理机构综合竞争力的重要指标之一。胡文辉指出，对于专利电子申请，代理机构应当积极行动起来，把握住这个提升自身竞争力的大好机会。

　　从国际发展趋势看，目前，美国和日本等国家近90%的专利申请是通过电子方式提交的，这些国家绝大多数的代理机构或律师事务所都在使用电子申请。美国的电子申请系统EFS-Web大约有2.1万名注册用户和5000名非注册用户。现在这个系统被各个代理机构和律师事务所广泛使用。据美国美科律师事务所律师梅雷介绍，除特殊情况外，他所认识的美国专利律师都是以电子方式申请专利的，而且大多数美国的律师事务所也是通过电子方式提交专利申请的。

　　从我国的发展趋势看，截至今年7月15日，我国已经有256家代理机构成功提交了电子申请。对此，胡文辉表示，电子申请是大势所趋，早行动就能早占优势。国家知识产权局也将通过开展全国培训、上门指导等方式为代理机构顺利使用专利电子申请系统提供有力保障。


　　总之，电子申请的特点和优势显而易见。胡文辉还表示，国家知识产权将充分吸纳用户的意见，考虑用户的需求，研究出台纸件申请如何转化为电子申请等相关政策，使电子申请能够惠及更多的申请人。（知识产权报　记者　裴宏　李群）


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