1. Letters
1) Heading （发信人的地址）
2) Inside address （收信人的地址）
3) Date （发信日期）
4) Salutation （称呼）
5) Body of Letter （正文）
6) Complimentary Close （结束语）
7) Signature （签名）
8) Enclosure ( Encl.) （附件）
9) Postscript ( P. S. ) （附言）
说明：
1） Heading（发信人的地址）从信纸中央向右（即在右上角）按发信人的单位名称、地址的循序由小到大逐行书写。每项内容写一行。最后一行可以写发信日期。如果是单位的公函，通常用单位设计好的专用信纸，上边有设计美观，附有电话、传真等信息的heading。
2） 在heading之下空一行写，从左到右写inside address。顺序与heading同，按照收信人名称，收信人头衔，收信人部门名称（以上如果如果不知道可不写），单位名称，地址的顺序写。每项内容写一行。
3） 在inside address后空一行写date。通常靠右写。也可以写在heading之后的一行。
4） 在date之后写salutation。如果写给具体的某个人（比如在inside address中写明了给某位先生或女士），给男士的用Dear Mr. Sb.，或用Dear Sir。给女士的用Dear Mrs. Sb, 或Dear Miss Sb.，或Dear Ms. Sb.。如果不知收信人的具体名称，可以泛泛地写Dear Sir，或Dear Sirs。
5） 在salutation后空一行写body。写这一部分要注意的原则是，信中涉及的每一项都用一段来写。信中内容必须简要，直截了当。凡是无关的内容一律不写。在正式函件中，还习惯在body上方中间写上caption（标题或事由）。
6） 在body之后空一行写结束语（complimentary close）。此项通常都用一些固定的句式，不能按照汉语习惯自己乱编。
7） 在complimentary close之后空一行写签名（signature）。位置在右下方。写作练习时只需要工整地写出写信人的姓名。写家信时，只需要自己习惯的签名。但是在打印的正式公函中，需要在yours…之下留出两行供手写签名用，然后在下一行打印出写信人姓名及头衔。
8） 附件是指随信夹寄的其他材料。如果有附件，应该在signature之后空一行，在左下方注明。通常用缩写形式。如：Encl. Schooling Certificate ( 附件：入学证书)
9） Postscript（附言）。如果信已写完，但确有重要的话要说，用附言处理。附言通常在signature之后空一两行的左下方。常用缩写形式P. S.。如：P. S. Please send the material by air mail.
例1
June 3rd, 2004
Mr. R. Austin,
Austin & Navaho,
Kilinyaga House,
44 Kyushu Street,
Nairobi,
Kenya
Dear Sir,
We thank you for your letter of 26th May. We have read with interest the account of your activities, and have decided to take up your references.
We enclose the draft agreement stating the terms and conditions of the agency.
We look forward to your acceptance of the above and to the eventual signing of the provisional agreement.
Yours faithfully
S. Johnson
Marketing Manager.
例1译文
2004年6月3日
奥斯汀先生，
奥斯汀-纳瓦霍公司，
基尼加亚楼，
库苏街44号，
内罗毕，
肯尼亚
亲爱的先生：
感谢您五月二十六日的来信。我们很有兴趣地读了您的活动简介，并决定接受您提供的有关你的材料。
现附上说明说明代理机构的条款和条件的协议草案。
我们盼望您接受上述协议草案并最后签署临时协议。
您忠实的
S. 约翰逊
营业部经理
Key Points: （回复代理申请）
1) 确认收到来信；
2) 接受对方提出的代理申请材料；
3) 附上协议草案。
Notes and Expressions:
1） Opening sentence 如果是第一次发信给某人，在body的第一段第一句需要作自我介绍，或简要说明写信的目的，或说明事由。如果是复信，需要先确认收到对方来信，并简要叙述对方来信要点。这就是opening sentence，如本例中的第一句。
2） I/ We thank you for your letter of (date)…或：I / We thank you for your letter dated ( date) 感谢您于某日的来信。
3） enclose sth. 随函附上…
4） look forward to sth. 期盼着…。这是在body之后常用的结束语（closing sentence）。表示希望对方回信或提出其他要求。通常都采用固定句式，不可自己按照汉语习惯随便乱编。
5） yours faithfully您忠实的。这是签名前的谦词，客套话（complimentary close）。通常采用固定说法，不可按照汉语习惯自己乱编。一般公函或对于不认识的人常用yours truly; truly yours; yours faithfully; faithfully yours; yours sincerely; sincerely yours等。对于上级或长辈，可用yours respectfully; respectfully yours; yours obediently; obediently yours; yours gratefully; gratefully yours等。 |
发表于 2008-1-23 08:02:09