〖推荐〗OfficeXP使用小技巧

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〖推荐〗OfficeXP使用小技巧


OfficeXP使用小技巧


OFFICE XP  小技巧 （一）

快速定位——书签

在需要定位的位置，选取“插入”菜单中的“书签”命令，打开书签对话框；在其中，设置好书签名后，按“添加”即可；
在同样的对话框中，选择一个书签，单击定位即可。
使用自定义序列排序

使用自定义序列排序:在Excel排序对话框中选择主要关键字后单击选项，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下，排序可以选择按列或按行，我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置，排完序后再转置

在PowerPoint中巧妙插入新幻灯片  

在编辑PowerPoint时，不时的要插入一张新幻灯片，采用点击“插入”-“新幻灯片…”-“请选取自动版式”-“确定”，的确过于繁琐，有捷径吗？有。如果想在当前幻灯片的后面插入一张新幻灯片，试一试“Shift+Enter(回车键)”，奇妙吧！当然了“Ctrl+M”也可以。不信？你试试看.

平均Word文档的分栏

我们在对Word文档进行分栏的过程，往往会遇到最后一页的栏是不等长的，其实，你只要将定位插入点到文档末尾，然后选择“插入|分隔符”命令，在弹出的对话框中选择“连续”单选按钮，然后“确定”，这时候最后一页的栏也变成等长的了。

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小技巧（二）
更快速的“全部保存”(Word)

有文章介绍过,在Word中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。
如何群发邮件(Word)

在OUTLOOK“联系人”中选定所需收件人，从“工具”菜单中选择“邮件合并”命令。在对话框中选择适当的选项后单击确定。
在出现的WORD文档中输入邮件内容，从“邮件合并”工具栏中选择“合并到电子邮件”，再按“确定”。OUTLOOK就会把您所想要发的文档发送出去了。
Word 表格计算

在Word的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行数用1、2、3…表示
Word斜线表头

将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按[Del]键即可删除该斜线表头。
快速重复输入

在WORD中当输完一些内容后，同时按下ALT与ENTER键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍，并且适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。
送你一个外出“小秘书”

在Outlook 单击“工具”菜单中的“外出时的助理程序”项。在对话框中点选“我目前外出”选项后，点下方的“添加规则”。在“编辑规则”对话框中设置规则。如：选择执行下列操作中的“答复”选项，编辑模板（点模板按钮）并保存，然后确定所有项目。这样，以后你外出的话如果有人给你写信，你可通过次助理程序来自动答复他们，告诉他们如有要事如何与你联系。

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小技巧（三）
Outlook时间的自然语言支持

在Outlook的约会、任务和会议要求等窗体中，都有时间/日期等，一般情况下我们直接输入日期或者选择日期。其实还有一种高级用法：只要输入表示日期的词语就可以获得对应的日期。这些表示日期/时间的词语主要有：1-表示日期的常见词，如：现在、Today、今天、明（昨）天、前天、大前天、大后天等，中英文均可；2-数字：代表当月的日期，注意不要超过 31，数字或中英文大小写均可；3-节假日：如国庆节，元旦，建军节、 圣诞节等；4-星期：如星期五、礼拜一等；5-表示日期的复杂短语，如今天+20天、7.1+10day, 2 days later等.
改变文字方向

只要把字体设成“@字体”，如“@宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用
字符与Unicode代码的互换

首先，输入一个需转换的字符。接着，将光标移至它的右边。最后，按下组合键：Alt+X。此时，Unicode字符便展现在你眼前；反之，若需将Unicode代码转换为字符时，和上边操作一样。先输一组Unicode字符，还是将光标移至它的右边，按下组合键：Alt+X
在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是我们这里有更好的：我们以一列为例，将名单输好后，选中该列，点击“格式—单元格—对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。
快速选定Excel区域

在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域

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小技巧4
插入水印

要想在Word 2000的文档中添加自己喜欢的“水印”，只要双击“格式”菜单，选择“背景”命令，再选择“水印”，出现关于“水印”的设置拦，你可以在“文字”栏里写入自己喜欢的文字（公司名称等）即可。一般在“颜色”栏里选择“灰色”。
Excel自带的示例文件

在<Drive>:\\ProgramFiles\\Microsoft Office\\Office10\\Samples 文件夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES：主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP：是用来学习加载宏\"规划求解\"的一个示例文件,当中包含6个方面的应用：产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计.

找回丢失的Word文件

单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）

Excel 2000中选定超级链接文本技巧

如果需要在Excel 2000中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可采用如下操作方法，单击包含超级链接文本的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接文本。

给Outlook个人文件夹( .pst文件)加把锁

在“文件”菜单上，单击“数据文件管理”。 单击需要的 .pst 文件，再单击“设置”。 单击“更改密码”并在框中输入旧密码和新密码。一般最初密码为空。 单击“确定”。

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小技巧5
制作有颜色的公式
使用office自带的公式编辑器制作出的公式都是黑色的，使用通常的办法无法改变公式的颜色，不过可以使用给公式添加阴影的方法，改变公式的颜色。在公式编辑器中做好一个公式，回到编辑状态，通过\"视图\"-\"工具栏\"-\"绘图\"，调出\"绘图工具栏\"，单击\"绘图工具栏\"中的\"阴影设置\"按钮，选择其中的\"阴影样式17\"或者\"阴影样式18\"，为公式做一个阴影，再点选\"阴影设置\"按钮中的\"阴影设置\"选项，弹出\"阴影设置\"工具栏，调整阴影的位置，使阴影与公式重合，再通过设置阴影颜色，从而改变公式的颜色。

活用WORD的特殊字符替换功能

点“编辑”下“替换”，选择“高级”。在“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想不到的功能。比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能，在查找内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！

最大化和还原窗口的技巧

除了正常的按右上角的最大化和还原按钮，调整窗口之外，我发现了还有两个地方可以完成同样的调整。你也许会说，第一种是双击标题栏，可以在最大化和还原之间变化，我说对，这就是第一种方法。那么第二种呢，我先问你有办法吗？我告你吧，在水平和垂直的滚动条的交叉处双击鼠标键，还不要说真的在最大化和还原之间变化。举一反三吧，这样的技巧要不都让我发现了。　
获得邮件传递结果通知

对所有邮件都设置送达或阅读通知
在“工具”菜单上，单击“选项”。
单击“电子邮件选项”。
单击“跟踪选项”。
选中“已读回执”或“送达回执”复选框。
对单个邮件获得通知
在邮件中，单击“选项”。
在“投票和跟踪选项”之下，选中“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”或“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”复选框。

使用PowerPoint制作相册

启动PowerPoint新建一个幻灯文件，执行插入菜单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的精美相册了。

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小技巧6
使用Word汉英互译

中文版Word中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7即可出现一个对话框，其中有翻译后的词汇。

如何消除缩位后的计算误差

有时我们输入的数字是小数点后两位数，但是在精度要求上只要一位，缩位后显示没问题，但其计算结果却是有误差的。解决方法是“工具－选项－重新计算”中，勾选“以显示值为准”。这样计算结果就没有误差了。

在Outlook中实现快速邮件检索

在使用Outlook时经常要对符合某些条件的邮件进行检索，但如果每次都重新设置搜索条件操作起来比较麻烦，可以按照下面的方法实现快速检索邮件。启动Outlook后选择“工具”——“高级查找”——在高级查找对话框中填入您的具体检索条件——单击“文件”——“保存搜索条件”——选择路径并填入文件名——单击“确定”，设置完成。今后您可以在不需要启动Outlook的情况下直接双击刚才保存的检索文件，程序会自动搜索出您需要的邮件，非常方便。

使用Outlook过滤电子邮件

如果您不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中这样操作：工具——规则向导——新建——邮件到达时检查（下一步）——发件人电子邮件地址中包含特定词语——单击特定词语填入要阻止的email地址（下一步）——将其永久删除（单击两次下一步）——选中“立即对已在收件箱中的邮件上运行此规则”和“启用此规则”（完成）。这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。

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小技巧7
快捷键之快捷键

同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

Office使用技巧：快速选择Excel工作表

在Excel中，要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs)，然后点击右键，在快捷菜单中选择你想要的工作表。

让FLASH影片在POWERPOINT中酷闪

右击工具栏，在弹出菜单中单击“控件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“Shockwave Flash Object”，然后用鼠标(此时成十字形)在页面上拉出一长方形(该长方形大小即FLASH影片大小，可调整)，在选中该长方形的情况下单击控件工具箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie一项，在其后的空格中输入FLASH影片的路径和完整文件名(也可为URL路径),单击放映后即可在POWERPOINT中放映FLASH影片。
如何将数据库直接转换为word表格？

视图---〉工具栏---〉数据库---〉调用数据库快捷工具栏后单击插入数据库按钮---〉选择数据源---〉浏览找到所需要插入的数据库(表)，当然首先确定使插入access数据库还是vfp、dbase等类型数据表---〉选择所需要插入的字段---〉确定---〉调整。

通过双击格式刷可以重复复制格式

多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

Excel 2002 小窍门: 快速隐藏选中单元格所在行和列

在 Excel 中隐藏行或列, 通常可以通过格式菜单中的行或列选项中的隐藏来实现, 或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成, 对于分散的单元格区域, 可以这样快速隐藏:
快速隐藏选中单元格所在行:Ctrl + 9
快速隐藏选中单元格所在列:Ctrl + 0
注意:以上对于小键盘数字无效.

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小技巧8
定义印刷样式的页眉

印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能
1、插入页码：位置--页眉，对齐方式--外侧
2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF \"标题 1\" (其中\"标题 1\"为你想使用的样式名称)
3、通过制表位调节显示位置使其美观
4、根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题
如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。
隐藏单元格中的所有值

有时候，我们需要将单元格中所有值隐藏起来，这时你可以选择包含要隐藏值的单元格。选择“格式”菜单中“单元格”命令，单击“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后将“类型”框中已有的代码删除，键入“;;;”(三个分号)即可。

Excel小技巧

Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回车键结束对一个单元格的输入时，Excel会接着读出的你刚才所输入的内容，这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。

添加纸牌游戏

使用Excel时间长了，感觉有点累了，让我们休息一下，来玩一盘纸牌游戏吧。选择“工具”菜单下的“自定义”命令，打开“自定义”窗口，点击“命令”标签卡，在“类别”中选择“工具”，从“命令”中找到有纸牌形状且为“自定义”名称的图标将其拖到常用工具栏中，关闭自定义窗口，然后点击上具栏上纸牌按钮就可开始玩纸牌游戏了。

巧妙设定Word启动后的默认文件夹

Word2000启动后，使用“打开”命令打开文件时，Word使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让 Word自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word启动后的默认文件夹：
(1)用鼠标 单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对 话框；
(2)在该对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；
(3)单击“ 更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。光标指向您希望将 其设置为默认文件夹的Word文档文件夹并单击，在“文件夹名称”中即显示出该文件夹；
(4)单击“确定”按钮，此时Word的默认文件夹就指向用户自己设定的文件夹；
(5)最后单击“确定”按钮 ，完成设置工作
在Excel公式和结果间切换的快捷键

在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到\"显示\"或\"隐藏\" 这也许是您盼望已久的一个功能；也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。

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小技巧9
“自制”快捷按钮
在EXCEL中，有时需把已合并的单元格取消合并。如果通过“格式-单元格-对齐”操作，费时费力。我们可以通过如下操作在工具栏建立快捷按钮，以备随时调用：
1. 右击工具栏任一处，选择“自定义(C)…”；
2. 选择“命令”标签，类别“格式”；
3. 在命令中选择“取消合并”按钮，将其拖到工具栏合适位置；
4. 关闭“自定义”窗口就可以使用了。
其他一些快捷键也可如上操作完成，如“增大/减小字号”、“冻结拆分窗口”等。
通过邮件传递，直接用自己的打印机打印他人需要打印的文件
方法如下：
1. 打开OUTLOOK的“工具”－“规则向导”－“新建”－“由空白规则开始”－“邮件到达时检查”－“下一步”；
2. 选中“作动作标记”，点击此下划线，将“任何”二字删掉，此时便可输入您想添加的任何检测标记了。
3. 将“输入要检测的标志”设为“请打印”，按“确定”－“下一步 ”；
4. 在“如何处理该邮件”中选“打印”－“完成”。
这样，只要对方把需要打印的文件通过电子邮件发到您的机器上，您的打印机就可以无需您的操作，直接打印发来的文件了。
快速改变Word文档的行距
  
选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。
将Outlook最小化到系统托盘

“HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Preferences”，然后右击空白区域，新建一个DWORD值“MinToTray”，并设键值为1，做完这些步骤，你就可以最小化Outlook2002到系统托盘中了。
　
去除页眉的横线
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉：
1. 确认插入点位于页眉
2. 选取\"格式\"选项，选取\"边框和底纹\"，边框设置选项选择\"无\"，\"应用于\"选择\"段落\"，确定即可。

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小技巧10
MS Powerpoint的窗口播放模式
在实际使用Microsoft Powerpoint的演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口
的数据配合使用以增强演示的效果，而默认的鼠标操作：点击Powerpoint的“幻灯片放 映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下，则必须使用Alt＋Tab组合键或Alt＋Esc键与其他窗口切换。然而，我们可以这样操作：在需要播放幻灯片时：按住Alt键不放，依次按下“D”，“V”键而激活播放操作，这时启动的 幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片播放模式 像一个普通窗口一样操作，例如最小化和自定义大小
在Excel中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换
在Excel中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab可向前移。这样就可以有键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
Word小技巧：快速找到上次修改的位置
相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。
汉语拼音中的韵母输入方案：运用功能：word2000/xp中的自动更正功能
设置过程：
1. 先新建文档，并输入（在插入-符号）所有带音标的汉语拼音韵母（此工作作为以后的复制粘贴之用）。
2. 单击工具菜单，选择“自动更正”
3. 去掉“英文句首字母大写”的钩。
4. 先在替换栏中输入“`a1”,再在“替换为”栏中填入ā（复制粘贴），单击添加。这样就完成了替换过程。
5. 依此类推，直至全部替换完，点击确定退出。
以后要输入的时候就可以直接输入“`a1”然后按空格键即可。
暂停幻灯片演示的小窍门
在播放幻灯片时，如果中场休息，或者插入其他话题，可以把幻灯片切换成黑屏或者
白屏而不推出播映，以便随时继续播映。

具体方法是按下w变成白屏，b变成黑屏。要继续播映只要按下空格键即可。

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小技巧11

使用电子名片发送您的业务联系信息

Microsoft Outlook? 支持对电子名片的使用，电子名片是用于创建和共享虚拟名片的Internet标准。通过把一个电子名片添加到您的电子邮件签名中，就可以在您所发送的每一个电子邮件消息中包含您的业务联系信息。如果您收到了一个电子名片并且想把其中包含的信息保存起来，非常简单，双击它就可以做到这一点，而且它还将打开为一个联系人条目，您可以轻松地把它保存到您的联系人文件中。

在您的电子邮件中包含一个电子名片：

1. 在工具菜单中点击“选项”，然后点击“邮件格式”标签
2. 在签名下面点击“签名”，然后点击“新建”
3. 选择您想要的选项，然后点击“下一步”
4. 在“电子名片选项”下面，从列表中点击“电子名片”或者点击“从联系人新建电子名片”

在Word中自定义批注框文本

我发现Microsoft Word 2002版本的文档中注释的默认设置有些太小。但可以很容易地改变字体和大小。您可以使用标准的格式化命令来修改您所打出的注释中的文本。

1. 点击“格式”菜单中的“样式与格式”，它将在右边打开样式与格式任务窗格。
2. 在任务窗格上的“请选择要应用的格式”下面，如果“批注框文本”条目可见，则转入第3步；如该条目不可见就继续下面的步骤：

a. 在“显示”下拉菜单中点击“自定义”
b. 在“格式设置”对话框中的“可见样式”下面，点击“批注框文本”，然后点击“确定”。

3. 在“请选择要应用的格式”下面，用右键点击“批注框文本”条目，然后点击“更改”。
4. 选择您想要的选项
5. 要想看到更多选项，点击“格式”，然后点击您想要改变的属性。
6. 在更改了每一个属性后点击“确定”。
7. 对您想要更改的其他属性，重复5、6步。

用简单而强大的Excel函数创建一个时间表

Microsoft Excel提供了一种简单但功能强大的方式来收集雇员的时间表记录：NOW()函数。使用这个函数，您可以创建一个宏，它能让雇员通过点击按钮实现用打卡机记录上、下班时间。

录制一个能输入和更新NOW()函数的宏：

1. 指向“工具”菜单中的宏，然后点击“录制新宏”
2. 在“宏名”框中输入宏的名字，如\"Timesheet\"。
3. 在“保存在”组合框中点击您想把该宏存储到的位置。如果您希望在任何时候您使用Exce时该宏都可用，请选择“个人宏工作簿”。
4. 如果您想包含对该宏的说明，可以在“说明”框中输入对该宏的说明。
5. 点击“确定”
6. 在工作表中选中您想要在其中出现雇员的打卡上班时间的单元格，输入formula=Now(),然后按ENTER键。
7. 拷贝该单元格。
8. 用右键点击同一个单元格，然后在快捷菜单上点击“选择性粘贴”。在粘贴下面选中“数值”，然后点击“确定”。做完这些就可以冻结打卡上、下班的时间，使得雇员不能更改它。
9. 按下ENTER键。
10. 在“停止录制”工具栏上，点击“停止录制”。

创建一个自定义工具栏按钮，并把它指派给新宏：

1. 点击“工具”菜单中的“自定义”，然后点击“命令”标签。
2. 在“类别”框中点击“宏”。
3. 把“自定义按钮”从“命令”框中拖到一个“工具栏”上。保持“自定义”对话框的打开状态，继续下列步骤：

a. 右键点击新按钮，在快捷菜单的“命名”框中输入名字，例如“ClockInOut”
b. 右键点击新按钮，指向快捷菜单中的“更改按钮图像”，然后点击一副图像。如果想显示按钮的名字而是图像，请点击“总是只用文字”。
c. 右键点击新按钮，然后点击“指定宏”，在“宏名”下面点击您刚刚创建的宏的名字，然后点击“确定”。

4. 关闭“自定义”对话框。

现在雇员所能做的就是选择一个合适的单元格，然后点击“ClockInOut”按钮。



在Excel中的绝对与相对单元引用之间切换

当您在Excel中创建一个公式时，该公式可以使用相对单元引用，即相对于公式所在的位置引用单元；也可以使用绝对单元引用，引用特定位置上的单元。公式还可以混合使用相对单元和绝对单元。绝对引用由$后跟符号表示，例如，$B$1是对第一行B列的绝对引用。

借助公式工作时，通过使用下面这个唾手可得的捷径，您可以轻松地将行和列的引用从相对引用改变到绝对引用，反之亦然。

1. 选中包含公式的单元格。
2. 在公式栏中选择您想要改变的引用。
3. 按下F4切换。

在Word中调整表格的位置

这是在Microsoft Word中重新定位表格的一个捷径

1. 在页面视图中，把鼠标指针放在表格的左上角直到出现移动柄(框中有一个四个头的箭头)。
2. 点击移动柄，用它把表格拖动到一个新位置。
编者注：要想得到页面视图，请点击“视图”菜单中的“页面”。

在Excel或Access中使用快捷方式插入时间/日期

这里是一些键盘快捷方式，您可以用来在Access表格或Excel工作表中插入当前时间和日期

当前日期：按下CTRL+；

当前时间：按下CTRL+SHIFT+;

当前日期和时间：按下CTRL+；，打出一个空格，然后按下CTRL+SHIFT+;

编者注：当您使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的。要想自动地更新信息，您必须使用TODAY和NOW函数。想学习怎样做到这一点，请在Excel帮助中查找“在单元格中插入当前日期和时间”，然后点击“插入会更新的日期和时间”。

使用双击修改项目符号和编号

您是否已经厌倦了寻找菜单命令来修改您的Word文档中的编号方案了呢？如果是，那就跳过菜单，转而使用快捷方式吧：

要想打开“项目符号与编号”对话框并调整编号方案，请双击编号列表中的一个编号。

在Excel中快速计算一个人的年龄

Excel中的DATEDIF() 函数可以计算两天之间的年、月或日数。因此，这个函数使得计算一个人的年龄变得容易了。 试用一下这个技巧吧:

1. 在一个空白工作表中的A1单元里输入生日，用斜线分隔年、月和日。
2. 在A2单元中输入type =DATEDIF(A1,TODAY(),\"y\") ，然后按ENTER。

这个人的年龄(以年表示)将被显示在A2单元中。

编者注：要想获得关于使用IF工作表函数的正确语法的更多信息，请查阅Excel帮助中的“IF 工作表函数”。

创建您自己的自定义Word模板

如果您不喜欢Arial字体，并且不打算再次使用它，甚至是在使用Word 2002中撰写一个新文档时也是如此。那么您可以创建一个由您喜欢的字体风格和大小构成的模板并在您需要的时候随时使用它—这几乎和创建一个新文档一样容易。例如，您可以创建一个模板，其中的默认字体是Comic Sans，而不是Arial。

创建一个自定义模板：

1. 在“视图”菜单中选取“任务窗格”。
2. 如果“新建文档”任务窗格不可见，就从任务窗格右上角的下拉菜单中选取它。
3. 在“新建文档”任务窗格中点击“通用模板”。
4. 在出现的“模板”对话框中，选中“常用”标签并点击“空白文档”一次以选中它(这将成为您的新模板的基础)。
5. 在“新建”部分选中“模板”，然后点击“确定”。
6. 在新模板中添加任意您想在所有基于您的模板的文档中出现的文本和图形，并删除不想让其出现的项目。
7. 把边框设定、页面大小和方向、风格及其它格式改为您想要的。例如，把字体改为Comic Sans。
8. 点击“文件”菜单中的保存，给新模板起一个名字，然后点击“文件”->“关闭”。

您新创建的自定义模板将出现在新文档任务窗格的常用模板下面并可以使用。

指定Word中的句子间隔

您可能喜欢在句子间使用一个或两个空格，Word能够帮助您确保单个文档内部以及从多个文档间的句子间隔均是一致的。您可以通过设定语法和风格的规则做到这一点。

1. 点击“工具”菜单中的“选项”，然后点击拼写和语法标签。
2. 点击“设置”。
3. 在“所需风格”（Require）下面的“语法和风格选项”框中，为所需的句子间空格数选中您想要的选项。

要想恢复所选语法和写作风格的原始规则，请点击“全部重设”。

编者注：如果您正在为用一种非Word版本的语言所书写的文本设置选项，这些选项可能会有一些细小的变化。例如，一些组名可能会有所不同；其它一些组名，如“所需风格”，可能不存在