办公自动化小知识之（四）

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66、总见到有人说目录有人说文件夹，到底有什么异同？
首先，喜欢说文件夹的不是初哥就是电视台里照本宣科讲电脑课的书呆子。其次，文件夹与目录是不同的。目录一词源自DOS，指的是在磁盘中的一种文件组织结构。它里面既可以包含文件也可以包含目录。相当于袋子，里面既可以放个小袋子，也可以直接放几个相当于文件的苹果。文件夹源自苹果电脑。在Windows95以后，由于图形界面操作，把目录称作文件夹只不过是个形象比喻，很多人不明所以，青一色称作文件夹。文件夹有特殊的目录组成，例如我们在资源管理器中看到的“Cookies”、“桌面”、“程序”、“我的文档”、Win98的“Windows\\Temporary Internet Files”、“控制面板”、“打印机”等等，都是文件夹不是目录，在DOS下，除了“桌面”、“我的文档”能够找到相应的目录Desktop、My Documents之外，根本就找不到。因此，文件夹和目录是有区别的。


67、输入法的效率是怎样的呢？
在古代，品加汉字输入法的标准是重码率，在现代，评价输入法的标准是效率和速度。无论你同意也好不同意也罢，同样的机器环境、操作者的打键速度，汉字输入法的效率、速度排列顺序是：狂拼1＞狂拼2＞＞微软2003＞＞＞＞＞紫光＞＞拼音加加＞＝五笔字型＞智能ABC。其中上述各种拼音输入法均采用双拼。如果采用全拼，上述各种拼音输入法的效率降低50～90%。


68、怎样将网页上文本多余的空段落去掉？
a.在WPS中，工具-文字-删除空段；b.在Word中查找^p^p，替换为^p。

69、网上获得的很多HTML文件如教程等，都有相同的垃圾内容，如何快速去掉？
将这些文件放在一个目录中，用DreamWeaver打开其中的一个，选择要去掉的内容，查找替换，查找内容为源代码，替换内容为空，查找位置为目录。这样反复几次，就可以把一系列相同的垃圾内容去掉。

70、有些Word文件进行了修订保护，也就是只要一修改，就会显示出来。如果去掉需要密码，怎样在不知密码的情况下去掉？
Very简单，用WPS打开在编辑就行了，如果想保存回Word格式，那么就参看前面的内容吧。


71、某个Word文件，文字没有多少，可是文件大小有16兆左右，何故？
这是因为保存文件时嵌入了字体所致。只要在工具-选项-保存里，去掉“嵌入TrueType字体”，然后保存就行了。


72、怎样在Word中实现像WPS那样，几个表格并排放在一起？
插入文本框，在文本框里插入表格。

73、PowerPoint里的表格很难看，而且很麻烦，怎么做才更好看呢？
插入-对象-Word文档，在那个Word的OLE窗口里，制作一个Word表格，注意让那个Word表格适应OLE窗口，完了之后点一下其他位置。

74、PowerPoint有时候想打印，可是打印选项很少，而且功能平平，怎样更好的打印呢？
在PowerPoint中，文件-发送-MicroSoft Word，在Word里编辑，这时候不是想怎么打印就怎么打印了？


75、怎样将HLP格式的文件转换成CHM的文件呢？
HLP文件是编译、压缩了的RTF文件，CHM文件是编译了的HTML文件。首先我们用HLPDECO.EXE(幸福猪圈网站有下)这个软件把HLP文件反编译为RTF格式文件和一些附属文件，尽管RTF可以用Word编辑，但是先别忙，用Word的时候再说。启动HHW(VB6、VC5、VFR等光盘的HTML Help WorkShop)，根据向导就会将RTF转换为一系列HTML文件。有了HTML文件，首先用DreamWeaver把所有的HTML文件源代码中的“<META HTTP-EQUIV=\"Content-Type\" Content=\"text-html; charset=XXXXXX\">”替换成“<meta http-equiv=\"Content-Type\" content=\"text/html; charset=gb2312\">”，或者干脆就删掉。替换方法参看第69个小Case。之后就可以用FrontPage或DreamWeaver随便编辑了。编辑好了之后，用HHW再次编译，CHM就好了。

76、怎样将繁体BIG5内码的CHM格式的文件转换成简体GB内码的CHM的文件呢？
繁体的BIG5内码CHM在简体操作系统上乱码。用CHMTools进行反编译，就会编译成HTML文件，用转码工具将这些HTML文件转换为GB内码，然后在编辑这些HTML，编辑好了之后再用HHW再次编译，简体CHM就好了。


77、怎样把文本文件制作成可执行文件？
当前有很多这种工具，把HTML格式的文件直接或间接的编译成EXE文件。还有的干脆输出为TIF图像文件在转换为GIF格式等等。但是显而易见有缺点，前者存在乱码问题，后者存在文件巨大问题。有一款DOS时代的Vtte，可以把TXT文件转换为EXE可执行文件，文件很小，和TXT源文件差不了哪去，而且带背景音乐，可在任何微软的操作系统下正确运行而不乱码。


78、怎样在PowerPoint里使用腐癞屎呢？
有几种方法，这里介绍的利用Flash ActiveX控件方法最好。
a. 在幻灯片视图中，单击“视图”菜单，选择“工具栏－控件工具箱\"，打开\"控件工具箱\"。
b.单击工具箱最右下角按钮，从弹出的控件选择窗口中选择：\"Swockwave Flash Object”项，则在幻灯片上插入Flash控件。
c.单击“控件工具箱”上的属性的按钮，打开Flash控件属性对话框。
d.在“控件属性”对话框的Movie属性中输入Flash动画的路径文件名，并调整其他属性项。
e.关闭控件属性对话框和工具箱。
f.用鼠标在幻灯片上调整好件对象的大小、位置，即可在幻灯片上插放Flash动画。
补充几点：
上述方法实际上是利用了VBA调用空间的方法。可能会有以下问题：
α.找不到上述控件或者拿到其它机器上无法演示，遇到这种情况，请提前在不能演示的机器上安装腐癞屎控件，安装控件的文件的方法是在安装了腐癞屎的机器上，在“腐癞屎\\Players”目录中，文件名是InstallAXFlash.exe，运行它一下就可以了。当你要到其他机器上进行演示，请最好把InstallAXFlash.exe一并带去。
β.当再次打开或者演示时，可能发现插入的腐癞屎没有自动播放，这时需要按右键，点Play才能出现播放效果，这样很麻烦，实现演示幻灯片就播放，必须需要指定腐癞屎控件Playing的属性为真，具体实现方法是双击那个腐癞屎，按下面照猫画虎输入Playing = True。
Private Sub ShockwaveFlash1_OnReadyStateChange(ByVal newState As Long)
Playing = True
End Sub
γ.演示的或打开时候会提示有宏存在，要选择运行宏。

79、本机Word的DOC文件突然无法显示以前插入的图片了，文件在其他机器上正常，怎么恢复？
假设你的瘟酒吧安装在C:\\WINDOWS\\目录中，到其他机器上如下位置Program Files\\Common Files\\Microsoft Shared\\Grphflt
找到Jpegim32.flt、Png32.flt文件，复制到你的C:\\Program Files\\Common Files\\Microsoft Shared\\Grphflt
目录中，如果有，那么把横线之间(不含横线)的内容粘贴到记事本，另存为“PP.REG”：
----------------------------------------------
REGEDIT4

[HKEY_LOCAL_MACHINE\\Software\\Microsoft\\Shared Tools\\Graphics Filters\\Import\\PNG]
\"ath\"=\"C:\\Program Files\\Common Files\\Microsoft Shared\\\\GrphFlt\\PNG32.FLT\"

[HKEY_LOCAL_MACHINE\\Software\\Microsoft\\Shared Tools\\Graphics Filters\\Import\\JPEG]
\"ath\"=\"C:\\WINDOWS\\MsApps\\\\Grphflt\\JPEGIM32.FLT\"
---------------------------------------------
双击PP.REG，导入注册表，问题就会解决。如果插入了特殊格式图片(比如CorleDraw)，上述方法还欠妥。

80、怎样在一个文件中的固定位置打印出固定的内容？
如果固定位置在页面的顶端或者底端，大家都知道用Word的页眉页脚来实现。如果不在这些位置，那么就需要用WPS来制作了。方法是在在WPS中制作那个相同的内容对象(文字框、表格、单行文字等等)，需要组合就组合，让后在上面点右键-排板位置-排在每一页。


81、上网中，不幸让IE把某用户名和密码记下了，怎么清除？
IE-工具-Internet属性-内容-自动完成。

82、在办公室使用电脑，举出哪些行为是违反HSE(健康、安全、环保)的？
白底黑字的电脑屏幕、五笔字型、智能ABC、屏幕保护、听CD看VCD光盘、敞开机箱盖、随意丢弃色带、墨粉、硒鼓、论坛恶意灌水以及到处转贴、语音聊天室、写稿-打字-打印-修改-再打字-再修改、使用Web方式处理邮件。

83、使用电脑中，哪些经典概念行为好像是正确的但实际上是最最错误的？
a.CRT显示器强辐射；b.液晶显示器保护视力；c.PhotoShop是最好的图像处理软件；c.对话框读音；d.屏幕保护软件保护屏幕；e.学好电脑用好电脑必须先练指法；f.获得的等级考试级别越高，电脑技术水平就越高；f.用快速分区工具，否定FDISK。

84、怎样在网页文件、打印文件、幻灯片文件中使用电脑操作见面作插图？
这实际上是抓图。按PrintScreen键抓取整个窗口；或者按着Alt抓取当前窗口，然后在文件中粘贴即可。如果想抓特殊区域、窗口、控件、文字、操作过程录像等等，需要专门的抓图软件，此不赘述。

85、说说OCR是怎么回事？
OCR又叫做光符识别。其实就是把印刷在纸面上的文字，用扫描仪扫描到电脑中，然后用OCR软件把扫描的内容变成文字，然后再用字处理软件编辑。OCR是办公自动化过程中必不可少的，无论人的打字速度多快，也不如OCR识别的快。

86、在Word中所谓的软回车和硬回车指的是什么呢？
^l换行符，也就是软回车，键盘操作Shift+Enter，ASCII=10，屏幕显示↓
^p段落标记，也就是硬回车，键盘操作Enter。ASCII=13，屏幕显示←┘

87、一个打印文件中，为什么仅看中文日期就能判断制作者的水平？
在打印稿中，公文规定日期要用中文，例如“二○三年四月二十七日”是标准的法定格式，很多人将“○”写作“0”即“二0三年九月二十七日”，说明制作者连最简单的“○”都不会输入，因此水平低。

88、再开会时，往往看到演示幻灯片时双击那个PPT文件，然后再点放映，放映完了又回到编辑界面。那么多双眼睛在看，显得很冗余，怎么做？
在制作好PowerPoint文件后，另存为PPS，以后只要双击直接就演示了，演示完了就退出。

89、怎样在没有安装PowerPoint软件的机器上演示幻灯片？
在安装了Office2000的机器上，有个Office\\Office\\Xlators目录，把这些文件复制到U盘、光盘、或者用WinRAR分卷打包到软盘上，与要演示的幻灯片文件复制到没有安装PowerPoint软件的机器上，运行该目录下的PPVIEW32.EXE就可以演示幻灯片了。不过会牺牲如GIF动画等功能。

90、为什么在公司中不要强制、规定操作人员必须用某某软件制作文件？
这是因为每个软件都有优缺点，完成某种任务，不同的人不同的软件会有很大的不同。不过办公软件屈指可数，也都有相近相似之处，不能因为个人习惯等原因就规定整个公司必须和自己一样。例如某科研单位的科技论文、报告管理组，由于自己的原因只会Word和智能ABC强行规定必须论文用Word。这种做法显得气急败坏，而且透露出了电脑水平太低下了，不让人信服。因为撰写科技论文用WPS格式、PDF格式等等可能更好一些，不能拒收、禁止。

91、如何实现反片打印Word的DOC文件？
a.可以用WPS系列软件打开这个Word文件，然后再在WPS2000中打印选项中打印反片即可；
b.添加一个ps打印机（驱动名后带ps的都是，任选，只要支持你的纸张），在其属性中选择“镜像”，然后“打印到文件”，再用gsview打开这个prn文件，用普通打印机打印。gsview是一个能读取ps文件的软件，到处都有下载的。

92、怎样把Word编辑的文件用稿纸的形式打印出来？
因为互联网、电子邮件等的普及，现在用稿纸打印的不多了，如果必须要打印，用WPS系列软件打开这个Word文件，然后再在WPS2000中打印选项中指定稿纸打印即可。

93、Office 2000怎么突然变成了50次限制了？
这是因为安装了AutoCAD2000、MS project 2000等软件后造成的。解决办法是到正常的电脑上找到Mso9.dll复制到你的电脑相应的位置。

94、字体只有宋体等几个字体了，怎么回事？
还是AutoCAD干的，到控制面板-打印机选项里，删除CAD打印机。