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OFFICE 使用技巧
1. 快速重复输入（ALT＋ENTER）
2. 在Excel 中输入人名时使用“分散对齐”
3. 快速选定Excel 区域:在Excel 中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需
单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift 键不放，再单击想选定
的区域的右下角单元格即可。另：按住Ctrl 键再用鼠标可任意选定多个不相
邻的区域。
4. 活用WORD 的特殊字符替换功能:点“编辑”下“替换”，选择“高级”。在
“查找内容”和“替换为”中使用“特殊字符”可以实现许多你意想
不到的功能。比如，网上常有一些文本不到一段就换行或者两行间还有个空
行。用手工删除整篇文章中无用的换行符十分麻烦。使用替换功能，在查找
内容中输入两次“段落标记”，在替换为中输入一个“段落标记”进行替换。
数千个没用的空行瞬间清理就完毕了。使用该高级替换功能还可实现许多特
殊的编辑功能。大家自己去尝试吧！
5. 使用PowerPoint 制作相册:启动PowerPoint 新建一个幻灯文件，执行插入菜
单内图片子项下的新建相册命令打开相册对话框，在该对话框中选择要放入
本相册的图片，并在完成图片调整及相册版式的设置后单击创建按钮关闭对
话框回到幻灯编辑模式，编辑相册封面，继续完成幻灯动画、切换、背景、
声音等设置，最后保存文档，您就可以和您的朋友一起慢慢欣赏自己制造的
精美相册了。
6. 使用Word 汉英互译:中文版Word 中支持英汉、汉英互译，方法是将光标定
位在要翻译的词，或者选中目标词汇，然后按下Alt+Shift+F7 即可出现一个
对话框，其中有翻译后的词汇。
7. 让FLASH 影片在POWERPOINT 中酷闪:右击工具栏，在弹出菜单中单击“控
件工具箱”，再单击右下角的“其他控件”，在弹出菜单中选择“Shockwave
Flash Object”，然后用鼠标(此时成十字形)在页面上拉出一长方形(该长方形
大小即FLASH 影片大小，可调整)，在选中该长方形的情况下单击控件工具
箱左上角的属性按钮，在弹出的属性对话框中找到Movie 一项，在其后的空
格中输入FLASH 影片的路径和完整文件名(也可为URL 路径),单击放映后即
可在POWERPOINT 中放映FLASH 影片。
8. 通过双击格式刷可以重复复制格式:多数word 使用者知道：选中一部分文字
时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去
刷别的文字可实现文字格式的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。
如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述
的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭
格式刷，按下ESC 键或再次单击格式刷即可。
9. 文本到语音:Excel 2002 新增了一项“文本到语音”功能，利用这项功能我们
可以让Excel 工作表开口说话，并可以在输入数据时实现语音校对，大大方
便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”，然后选择“文
本到语音”命令，打开“文本到语音”之后，会出现“文本到语音”的任务
面板，共有五个控制按钮，从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按
行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发
现某一个数据可能输错了，如果是以前你可能要拿着原稿，对着屏幕一一检
查，现在好了，你可以选定要检查的数据范围，然后点击“文本到语音”任
务面板的“朗读”按钮，然后看着你的原稿，听着Excel 的朗读就行了。既
然我们的输入有时难免出错，为什么不在输入时仔细校对呢？选择“文本到
语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮，然后开始输入，你在按回
车键结束对一个单元格的输入时，Excel 会接着读出的你刚才所输入的内容，
这下可好了，我们眼睛着着原稿，双手不停地输入，耳朵听着刚才输入的内
容，从而充分调动眼、手、耳等器官功能，实现高速输入。
10. 巧妙设定Word 启动后的默认文件夹:Word2000 启动后，使用“打开”命令
打开文件时，Word 使用的默认文件夹通常是“我的文档”文件夹。实际上
很多时候需要打开的文件都存放在自己事先设定好的文件夹中，怎样才能让
Word 自己识别自己的文件夹呢？你可以按照如下步骤设置Word 启动后的默
认文件夹：(1)用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从下拉菜单中单
击“选项”命令，程序将会弹出一个标题为“选项”的对话框；(2)在该对
话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；(3)单击“ 更改”按钮，
打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的盘符。
光标指向您希望将其设置为默认文件夹的Word 文档文件夹并单击，在“文
件夹名称”中即显示出该文件夹；(4)单击“确定”按钮，此时Word 的默认
文件夹就指向用户自己设定的文件夹；(5)最后单击“确定”按钮，完成设
置工作
11. 快速改变Word 文档的行距:选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”
的组合键，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段
落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的组合键，即可将段落设置成1.5 倍行距。
12. 在Excel 中,实现在一个区域内的快速输入而不用使用鼠标来进行单元格之间
的切换:在Excel 中,可以用以下方法实现在一个区域内的快速输入而不用使
用鼠标来进行单元格之间的切换。方法如下：用鼠标圈定一定区域后，按Tab
键可使目标单元格向后移，按Shift+Tab 可向前移。这样就可以有键盘上连
续输入一组数据而不需用鼠标，从而提高输入速度。
13. Word 小技巧：快速找到上次修改的位置:相信与我一样曾经处理过长文档的
人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经
过很多次修改，可是每次打开Word 文档，想要从上次修改结束的位置接着
修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”
快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift 键”的同时，按下“F5”
键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续
你的修改工作，实在是方便极了。
14. 暂停幻灯片演示的小窍门:在播放幻灯片时，如果中场休息，或者插入其他话
题，可以把幻灯片切换成黑屏或者白屏而不推出播映，以便随时继续播映。
15. 缩减PowerPoint 图片所占的空间:点击图片工具栏中的压缩图片按钮。如果
看不到图片工具栏，请选择视图->工具栏->图片。要想压缩演示文稿中的所
有图片，请选中文档中的所有图片单选按钮。在更改分辨率区域，选择演示
文稿的使用目的：Web/屏幕或打印。要想进一步削减文件的大小，请选中删
除图片的剪裁区域复选框。点击确定。
16. 演示过程中在幻灯片上书写:在幻灯片放映视图中打开演示文稿。在窗口中点
击右键，指向“指针选项”，点击“绘图笔”。画笔使用结束后，按ESC 键。
17. 更快速的“全部保存”:有文章介绍过,在Word 2000 中想保存多篇打开的文
档，可以按住Shift 键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有
更快速的方法：可以按住Shift 键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”
按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即
保存完毕。
18. 加长您的最近使用文档列表:在工具菜单上，单击选项，然后单击常规选项卡。
在列出最近所用文件框中指定您想在新建文档任务窗格中显示的最近所用
文档的数量。单击确定。
19. 如何输入平均数X :选择插入－对象－Microsoft 公式，选择里面的上划线。
20. 如何划下划线(比如填空题)
21. excel 自动累加
22. excel 自动公式
23. office 加密（word excel 等）：工具－选项－安全－设置密码
24. WORD 全套快捷键小技巧：CTRL+O 打开; CTRL+P 打印; CTRL+A 全选;
CTRL+[/] 对文字进行大小设置（在选中目标情况下）;CTRL+D 字体设置（在
选中目标情况下）; CTRL+G/H 查找/替换; CTRL+N 全文删除; CTRL+M 左
边距（在选中目标情况下）; CTRL+U 绘制下划线（在选中目标情况下）;
CTRL+B 加粗文字（在选中目标情况下）; CTRL+I 倾斜文字（在选中目标
情况下）; CTRL+Q 两边对齐（无首行缩进），（在选中目标情况下）或将光
标放置目标文字的段尾，亦可操作。CTRL+J 两端对齐（操作同上）;CTRL+E
居中（操作同上）; CTRL+R 右对齐（操作同上）; CTRL+K 插入超链接;
CTRL+T/Y 可进行首行缩进（将光标移到需做此操作的段尾，或将此段选中
进行操作。亦可对整篇文档进行此操作，只需将整篇文档从段尾往上选中，
即可进行全篇的首行缩进操作。
25. 学ACCESS：举例信封打印
26. 如何VB 编程访问数据库
27. 如何破解被加密的PDF 文件？运行安装好的Advanced PDF Password
Recovery 软件
28. 在PowerPoint、Excel 中为什么没有“特殊符号”？ 放入Office 2000 的安装
盘，找到MSIME 目录，里面有微软拼音输入法的安装程序，启动安装程序，
可以安装此输入法。安装完毕后，你会发现在PowerPoint、Excel 中就有了
输入特殊符号的功能。
29. 如何造字：
30. 如何下载FLASH：打开你要的网页－查看－源文件－在源文件里面搜
索.SWF（FLASH 的后缀），找到FLASH 的地址，然后把地址加入网络蚂蚁
的任务中，下载即可。
31. 如何删除WINDOWS 文件
这是你在注册论坛的第一个贴子，内容也不错，给你加一个威望吧。希望今后常来灌水。
---- puduhu |
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发表于 2005-4-25 16:48:06
