ERP实施工作一团糟 可视化WBS一目了然

henry2000888

前段时间公司委派张远达负责ERP项目的实施工作，张远达意气风发的准备大干一场。谁知因为没有做好项目任务的分解和控制，结果项目做得一塌糊涂。不但任务分解混乱不清，而且还丢三落四的。在ERP项目阶段性总结会议上，面对各方面的质问张远达都无言以对，如项目到底已经完成了什么任务，还有多少任务没有完成都没有一个清晰的说法。

　　说句老实话，面对ERP实施时千头万绪的工作，张远达只感到眼前一遍漆黑，丈二金刚摸不着头脑。这使到张远达的经验、智慧、精力和能力都受到极大的挑战。为此张远达专门请教资深的实施顾问，他们认为张远达在接受任务后没有认真地把ERP实施工作进行显形化和可视化管理，就匆匆忙忙地进行实施活动是最大的弊端，自然就会落入一筹莫展的窘境。因此，他们建议张远达应该要利用项目管理工具和技术构建一个可视化平台，将复杂纷乱的ERP实施任务进行图象化和可视化管理，这也是ERP实施管理的核心要点之一。

　　一.什么是可视化WBS工具?

　　越来越多的人认识到，ERP项目实施管理是一件让人非常头痛的事情。有资深ERP顾问曾说过：好的实施管理必须做好一件事情，就是分配、执行和追踪任务都能用图形化表示出来，而且必须一目了然。WBS工具就是其中的一种可视化管理工具。

　　(1)什么是可视化的WBS工具

　　WBS(Work Breakdown Structure)是指工作分解结构，是根据项目目标把工作分解成许多层次分明的可交付成果的工作任务，然后用逻辑图形或树形结构表示出来。WBS是由3个关键元素构成：W工作--可以产生有形结果的工作任务;B分解--是一种逐步细分和分类的层级结构;S结构--按照一定的模式组织各部分。

　　简单的说，WBS表现为一种可视化、层次化的树状结构，它定义了整个ERP项目的工作范围。WBS的层次结构是以可交付任务成果为对象，包括内部和外部可交付成果。一般来说，ERP实施的首要前提是对实施任务有一个清晰的界定，这也是谈ERP实施高质量的前提。其实这里还有一项非常重要的工作，就是对ERP实施任务进行分解。而对于关键任务的交付标志，就是ERP实施的阶段性里程碑。

　　(2)为什么WBS具有可视化作用?

　　在原先的ERP实施项目中，张远达也曾应用过多种项目管理工具，其中也有对项目任务进行分配和跟踪。但结果总是丢三落四，混乱不清，后来分析主要原因是不能直观的看到任务的分配和完成情况。那么，为什么WBS具有直观的可视化功能呢?

　　WBS是一个描述ERP实施任务分解的可视化工具，它能直观的展现一个项目的全貌，能清晰的用树形图表(或其它逻辑图形)来表示各工作任务之间的相互联系，并能详细说明为完成项目所必须完成的各项任务的计划工具。同时，它会在图表上直观的标注和定义里程碑事件，这还可以作为向高层报告项目完成情况的可视化工具。当项目结束时，也可以是项目绩效衡量的量化依据。因此，WBS不但能帮助项目经理把工作任务图形化和显影化，也能更直观的管理和评价开发工作的绩效。

　　例如，在制定ERP实施计划的时候，WBS能帮助改进时间进度、成本和资源估计的准确度。一般来说，ERP实施都会是一个庞大的项目，其中过程控制主要是指进度控制，而WBS能清楚的显示实施过程中各阶段的投入资源和所用时间。这不但能让项目经理更加精确的估算工作量和分配工作，并且还能更加细密的跟踪项目完成状况，非常有利于按质按量的在规定时间内完成任务。因此，“做正确的事，和正确的做事”是我们在ERP实施时的一句格言。WBS解决的是“做正确的事”的问题，因为只有明确了要做的事，正确地做事才有基础。

　　二. 如何在ERP实施中进行可视化WBS管理?

　　有许多ERP资深顾问认为“没有WBS，就没有ERP实施管理”。因此，如何制定正确的WBS就成为ERP实施管理的核心过程。在ERP实施过程中构建WBS有很多不同的方法，每个ERP实施管理比较成熟的顾问公司，针对不同类型的项目都有不同的WBS模版供项目经理参考。这里与大家分享在ERP实施中制定可视化WBS的一般过程和步骤。

　　(1)列出ERP实施的工作任务清单

　　工作任务清单(Working List)是ERP实施活动需要完成的工作结果，可以是实施最终交付成果的组成部分，也可以是实施中间过程的阶段性结果。任务清单有大有小，有的相互关联，有的隶属关系。列出实施任务清单的过程，可由项目组成员和实施顾问共同完成。在分解和列出任务清单时，如果有现成的模板应该要尽量利用，以大大提高效率。

　　(2)画出可视化的任务分解结构图

　　针对ERP实施目标进行任务分解得到WBS，然后最核心的一步就是要画出可视化的WBS层次结构图。简单的说，除了是将ERP实施任务分解成更小的、更易于管理的工作包外，还必须要画出一个可视化的图形，该图形应包括项目估算(成本估算和历时估算)、进度安排、预算分配以及负责人员或部门。如果有必要，还应该要建立一个编码系统以方便查找。最后，还需要不断地对WBS进行更新或修正，直到覆盖所有工作为止。

　　(3)明确划分和落实人员职责

　　一般来说，WBS中的任务确定了，完成任务的责任人也就可以明确了。因此，在分解WBS时也应同时对整个项目的人员职责进行分解和落实。责任到人是ERP实施管理的核心，因为ERP实施最怕的就是“应做的事情没人认账，做了的事情没有人负责”。所以，要避免这个问题的出现，就要在每一层次的WBS分解过程中都考虑到人员责任的划分和归属，尽可能使每一个任务都有唯一的责任人(或部门)相对应。

　　总的来说，可视化的WBS工具能把一个比较复杂的ERP实施项目逐步分解为比较简单的过程，能让原来看起来不可控的一件事情变得清晰和可控。如果在任务分解时再结合责任体系，就能做到责任清晰和明确了。因此，可视化的WBS工具能使ERP实施工作不再是一团乱糟糟的“意大利式面条”的任务，而是一目了然和条理分明的任务。

http://esoft.ctocio.com.cn/esoft_erp/239/9375739.shtml

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