离职管理中的法律风险防范

一、建立离职管理规章制度体系





“离职”是员工脱离企业的程序环节，是员工与企业利益即将终结的环节，在此环节，企业应着力于规范运作，从离职手续办理的各个方面来建立健全相应的管理规章制度体系。





根据现行法律法规、司法解释及其体现的法律精神及基本法理，企业制定离职管理规章制度须符合以下条件：





⑴必须合法，包括内容合法和程序合法。





⑵不得违反劳动合同或集体合同的约定。





⑶要向员工公示。就是让员工在制度实施时知悉，未经公示而在员工离职时才交予员工阅知的规章制度，对员工不具有约束力。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定：用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。





通过建立离职环节的管理规章制度体系，企业得以加强自身管理离职行为的规范性，杜绝随意办理离职手续情况的出现，在程序上约束企业与员工离职事务的处理。





二、加强员工离职时商业秘密的保护





对于掌握企业商业秘密的重要管理人员和专业技术人员的离职，企业不仅要在离职办理中注意防范问题的出现，而且应在劳动合同等法律文书中预先做出约定或与相关人员签字保密协议及竞业禁止协议，依据法律规定进行企业权益的自我保护，防范法律风险的出现。





三、离职工作交接事务的处理





员工离职时需将其负责的工作事项向企业做一交接，对此，员工所在的工作部门及人力资源部门应认真处理。





（1） 企业在办理员工入职手续时即应要求提供并核实清楚员工的相关证件材料，以备追查员工线索；





（2） 在日常管理中应建立起相关工作制度与物品管理制度，对于办公物品的管理、领用、使用实行登记备案制度；





（3） 企业应分析员工的离职心理，找到员工离职的动机；





（4） 员工带走公司财物，数额较大的，将构成侵占公司财产的犯罪行为，企业应及时向公安机关报案以维护企业利益，而不可拖延，贻误了处理事件的时机。





（5） 工作内容的交接。企业应针对其工作内容采取一定的包括签署法律文件的措施。特别是高层员工的离职，比如财务人员，《会计法》第四十一条规定：会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。根据此规定，若离职会计人员不予配合办理工作交接手续，企业有权暂缓给其办理离职手续。





四、离职中的薪资处理





劳动纠纷的发生常由员工离职时劳动关系双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见引起。企业应从以下几点来考虑如何正确处理，以防范法律风险的出现。





1工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同，企业应在解除或终止劳动合同时，即员工离职时，一次付清工资。需要说明的是，企业向离职员工结清工资应是离职手续中的一项，这是规范的做法。有些企业习惯于要求离职员工在企业下月正常发薪日来领取工资而不是离职时予以结清，这样办理容易留下隐患。





2．经济补偿金和赔偿金。在员工离职时，劳动关系双方应依据劳动法律法规、政策及双方的劳动合同约定，明确企业是否需要向员工支付经济补偿金及存在劳动关系一方是否有向另一方支付赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务，企业都不应推脱，应切实保障离职员工的正当合法权益，否则，容易导致劳动纠纷的发生。





3．其他薪酬福利事项的处理。员工在企业工作期间，企业为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等，在员工办理离职时，企业应与员工协商确定转移手续的办理时间及双方如何配合办理等。





五、人事档案转移程序





员工因与企业解除劳动合同或其他原因而离职，企业有义务为员工办理必要的相关手续，包括向员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。在实践中，经常有企业以员工在离职时不向企业交付培训费用等理由扣留员工的个人档案，也不给员工办理有关离职手续，实际上企业是以非法的手段维护自己的利益，这是错误的。





根据劳动部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》及《北京市劳动合同规定》精神，企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动（组织人事）部门。





通过上述规定可知，企业无权以任何理由来扣留已离职员工的档案。企业只有依法处理事务才可以防范可能出现的法律风险：若员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别，企业应通过提起劳动争议仲裁申诉这种法律途径来维护自己的合法权益。





六、对离职手续文件的要求





在员工离职时，企业应要求离职员工签署离职文件，履行必要的内部手续。





企业应妥善保管这些离职文件，在内容及形式上均完整准确记录下离职环节。若员工离职后针对企业某项行为提起劳动争议仲裁申诉，企业在文件材料这项应对措施上可有所准备，为劳动争议仲裁及可能发生的法院诉讼打下基础。