差旅管理2.0时代
差旅管理2.0时代，简单地说就是差旅管理的信息化、自动化和互动性。在一个被互联网“铲平”的世界里，差旅管理2.0完成了在线信息查询和预订、全球数据跟踪、电子差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合以及最先进差旅计划方案的调研和网上互动等动作。
在任何时间、任何地点，企业实时掌握所有信息，并能够随时做出差旅计划的反馈、评估和调整。
电脑屏幕上的红色标识格外醒目，提示着Saly公司一位出差员工的行为有违反公司差旅政策的潜在危险。作为一位跨国公司差旅管理经理，Saly立刻着手与员工的沟通。
曾经，对于很多企业来说，避免所有的差旅“盲点”似乎是不可能的事。因为没有人知道购买打折机票的实付金额，票面价格与实付金额之间的差额就成为个人收入；也没有人知道酒店住宿发票多开了多少……甚至有的企业因为管理的难度而放弃，自动默认了这部分“福利制度”。
而这一切问题的根本原因就在于企业无法获得及时、准确的信息。“当雇员进行酒店房间升级或雇员选择了其他一些服务时，这一信息不会通过酒店人员报告到企业，而企业迫切需要实时了解、监控雇员在哪里、产生了哪些不同的花销，确保每一位出差人员的行为都在公司的差旅政策范围内。”MasterCard亚太区负责商务支付解决方案的副总裁Peter Gordon先生在接受本刊专访时说。
MasterCard差旅管理解决方案的重要核心是一个“全球定位系统”式的公司信用卡制度，称为smartdata系统。“信用卡会将时间、地点和费用类别及数额等信息及时、准确地报告给公司。”Peter说，“企业目前正在后台做更好的工作——精确地分析雇员做了什么、身在何方、在酒店支付了什么样的房间——更好地理解雇员是否从头至尾都符合政策。”MasterCard全球商务支付解决方案副总裁艾布拉姆斯在接受媒体采访时如是说。
除此之外，收集信息、监督执行还只是差旅管理的第一步，“企业正在寻求利用来自员工出差过程中发生的各种费用的信息里蕴藏的更强大的能力。”艾布拉姆斯说。例如，企业可以通过过滤差旅费用数据，挖掘出大量节约成本、提高效率的机会。根据一家专业研究机构的差旅费用对比分析报告表明，传统的差旅管理成本中，一个典型的差旅项目管理成本情况如下：综合管理费用(包括政策制定、协调、支付信息和其他费用)占35%，费用报告(包括费用处理和填写报告数据等)占40%，审计占25%。
而在MasterCard提出的解决方案中，“利用互联网可以使很多大幅度降低管理费用的机会成为可能。”Peter说，“例如，按照传统的差旅管理方法，一次差旅的处理过程需要大约45天才能完成。”大量票据的核查、输入工作使账务管理人员不堪重负。“而现在只需要三分之一的时间就可以完成，员工的现金报销甚至可以在三天内完成。”
在线报告软件、在线差旅预订、电子客票和在线跟踪等对差旅经理们有价值的自动化工具与信用卡系统相结合，使信息的获取易如反掌，从而也使管理成本下降、效率提高。“有人说任何商务人士出差必备的三样物品是：手机(黑莓)、护照和信用卡。”Peter最后笑着说，“信息就是力量!”
（感谢汤维维对本文的贡献） MasterCard开发的差旅管理解决方案从各个行业差旅管理的最佳实践中总结了五个类别：差旅政策(公司差旅规定)、旅游公司(安排行程)、信用卡产品(支付费用)、费用报告(差旅账单)和管理报告(管理差旅费用)。这五个环节构成了差旅管理的良性发展。
(1)探索在开发、沟通和管理企业差旅政策方面的创意——带来雇员遵守政策的最大化效果。
(2)由旅行公司提供所需要的服务,以用来节约公司的时间和资金。
(3)强调所需要服务的特点,如报告工具、可靠性以及账单/支付能力,这可以节约时间和资金。
(4)寻找在费用捕捉和报告方面的创新,提供显著降低报告准备时间、减少错误的窍门。
(5)回顾在管理报告中的重点,这可以成为企业与服务提供商谈判时最大化企业利益的筹码,并且可以对商务数据进行审计、监督。
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